Pracodawca zatrudniający osobę z niepełnosprawnością może otrzymać ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) miesięczne dofinansowanie do jej wynagrodzenia.
Dofinansowanie przysługuje, jeżeli pracownik został ujęty w prowadzonej przez PFRON ewidencji zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami, a pracodawca spełnia warunki określone w przepisach.
Na jakich pracowników można otrzymać dofinansowanie
Dofinansowanie może zostać przyznane do wynagrodzenia osoby z niepełnosprawnością zatrudnionej na podstawie umowy o pracę.
Pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej może otrzymać dofinansowanie również na osobę z niepełnosprawnością wykonującą pracę nakładczą, jeżeli jej wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości:
- najniższego wynagrodzenia – gdy praca nakładcza jest jedynym źródłem utrzymania tej osoby,
- połowy najniższego wynagrodzenia – w przypadku pozostałych wykonawców.
Pracodawca powinien posiadać dokument potwierdzający niepełnosprawność pracownika. Co do zasady dokument ten powinien obejmować okres, za który pracodawca ubiega się o dofinansowanie.
Kto może otrzymać dofinansowanie
O dofinansowanie mogą ubiegać się:
- pracodawcy zatrudniający mniej niż 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
- pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy osiągają co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami,
- pracodawcy prowadzący zakład pracy chronionej.
Przy ustalaniu stanu zatrudnienia nie uwzględnia się niektórych grup pracowników określonych w przepisach, między innymi osób:
- zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
- przebywających na urlopach rodzicielskich lub wychowawczych,
- nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
- nieświadczących pracy w związku z pobieraniem świadczenia rehabilitacyjnego,
- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia wynika z odrębnych przepisów.
Szczegółowe zasady ustalania stanu zatrudnienia określa Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Wysokość dofinansowania
Poniższe kwoty obowiązują za okresy sprawozdawcze od lipca 2024 r. i dotyczą pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.
Maksymalna miesięczna kwota dofinansowania wynosi:
- 2760 zł – w przypadku pracownika ze znacznym stopniem niepełnosprawności,
- 1550 zł – w przypadku pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
- 575 zł – w przypadku pracownika z lekkim stopniem niepełnosprawności.
Zwiększone dofinansowanie
Kwoty dofinansowania zwiększa się w przypadku pracowników, w odniesieniu do których orzeczono:
- chorobę psychiczną – symbol 02-P,
- niepełnosprawność intelektualną – symbol 01-U,
- całościowe zaburzenia rozwojowe – symbol 12-C,
- epilepsję – symbol 06-E,
- niepełnosprawność narządu wzroku – symbol 04-O, w przypadku osób niewidomych ze znacznym albo umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.
Kwota zwiększenia wynosi:
- 1380 zł – w przypadku znacznego stopnia niepełnosprawności; łącznie dofinansowanie może wynieść 4140 zł,
- 1035 zł – w przypadku umiarkowanego stopnia niepełnosprawności; łącznie dofinansowanie może wynieść 2585 zł,
- 690 zł – w przypadku lekkiego stopnia niepełnosprawności; łącznie dofinansowanie może wynieść 1265 zł.
Informacja o schorzeniu szczególnym musi wynikać z sentencji, symbolu przyczyny niepełnosprawności, wskazań albo uzasadnienia zawartego w orzeczeniu.
Dofinansowanie a wymiar czasu pracy
Dofinansowanie jest ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Podane wyżej kwoty są maksymalnymi kwotami przysługującymi na pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. W przypadku zatrudnienia na część etatu kwotę należy odpowiednio zmniejszyć.
Jeżeli osoba z niepełnosprawnością jest zatrudniona u więcej niż jednego pracodawcy:
- gdy łączny wymiar jej czasu pracy nie przekracza pełnego etatu, dofinansowanie przysługuje poszczególnym pracodawcom proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy,
- gdy łączny wymiar czasu pracy przekracza pełny etat, łączna kwota dofinansowania nie może przekroczyć kwoty przysługującej na pełny etat.
W drugim przypadku dofinansowanie w pierwszej kolejności przyznawane jest pracodawcy, który wcześniej zatrudnił daną osobę.
Dofinansowanie a koszty płacy
Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć:
- 75% poniesionych kosztów płacy – w przypadku pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą,
- 90% poniesionych kosztów płacy – w przypadku pracodawcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej.
Do kosztów płacy zalicza się:
- wynagrodzenie brutto,
- finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe,
- obowiązkowe składki na Fundusz Pracy,
- obowiązkowe składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- obowiązkowe składki na Fundusz Solidarnościowy.
Do wynagrodzenia stanowiącego część kosztów płacy można zaliczyć między innymi:
- wynagrodzenie za pracę,
- wynagrodzenie za czas choroby wypłacane przez pracodawcę,
- wynagrodzenie za urlop,
- wynagrodzenie za dni usprawiedliwionej nieobecności płatnej przez pracodawcę,
- premie, nagrody i prowizje, jeżeli można je przyporządkować do danego miesiąca,
- dodatki za pracę w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,
- dodatki funkcyjne, stażowe, wyrównawcze i inne dodatki związane z wykonywaną pracą.
Do wynagrodzenia brutto wlicza się również ekwiwalenty i ryczałty wypłacane pracownikowi w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, o których mowa w Kodeksie pracy.
Do kosztów płacy nie zalicza się między innymi:
- zasiłków, w tym zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego,
- ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- ekwiwalentów niezwiązanych z pracą zdalną,
- odpraw,
- nagród jubileuszowych,
- zapomóg i innych świadczeń o podobnym charakterze.
Dofinansowanie nie obejmuje części wynagrodzenia sfinansowanej ze środków publicznych, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie, o których mowa w art. 26b ust. 8 ustawy o rehabilitacji.
Jak ustala się kwotę do wypłaty
Ostateczna kwota dofinansowania odpowiada najniższej z następujących wartości:
- maksymalnej kwocie dofinansowania właściwej dla stopnia i rodzaju niepełnosprawności pracownika,
- kosztom płacy poniesionym w danym miesiącu, pomniejszonym o pomoc otrzymaną na te same koszty z innych źródeł,
- 75% albo 90% kosztów płacy – zależnie od rodzaju pracodawcy.
Szczegółowy sposób wyliczenia kwoty do wypłaty określa formularz INF-D-P.
Efekt zachęty
Pracodawca prowadzący działalność gospodarczą powinien wykazać tak zwany efekt zachęty w związku z zatrudnieniem nowego pracownika z niepełnosprawnością.
Efekt zachęty zostanie spełniony, co do zasady w przypadku, gdy zatrudnienie pracownika z niepełnosprawnością powoduje w miesiącu rozpoczęcia pracy przez tego pracownika wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc (metoda ilościowa).
Istnieje wyjątek, kiedy możesz wykazać efekt zachęty mimo braku wzrostu zatrudnienia. Będzie nim przypadek, gdy zatrudnisz pracownika niepełnosprawnego na wakat zwolniony w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem (metoda jakościowa):
- z przyczyn określonych w art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika,
- na mocy porozumienia stron,
- wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy,
- z upływem czasu, na który została zawarta,
- z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.
Efekt zachęty metodą jakościową będzie spełniony także w przypadku, gdy miejsce pracy pracownika z niepełnosprawnością powstało:
- na skutek wygaśnięcia umowy o pracę,
- na skutek zmniejszenia wymiaru czasu pracy pracownika – na jego wniosek.
Kiedy dofinansowanie nie przysługuje
Miesięczne dofinansowanie nie przysługuje między innymi:
- pracodawcy, który posiada zaległości wobec PFRON przekraczające łącznie 100 zł,
- pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników, który nie osiąga wymaganego 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami,
- do wynagrodzenia pracownika z umiarkowanym albo lekkim stopniem niepełnosprawności, który ma ustalone prawo do emerytury,
- jeżeli wynagrodzenie zostało wypłacone po złożeniu wniosku o dofinansowanie,
- jeżeli wynagrodzenie nie zostało przekazane w formie wymaganej przepisami,
- jeżeli pracodawca poniósł koszty płacy z opóźnieniem przekraczającym 14 dni,
- w części, w której koszty wynagrodzenia zostały sfinansowane z innych środków publicznych, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ustawie.
Dopuszczalna jest zapłata składek ZUS powyżej 14 dnia, jeśli nie przekroczy 2% należnych składek za dany okres sprawozdawczy.
Wynagrodzenie powinno zostać przekazane pracownikowi na jego rachunek płatniczy albo na adres zamieszkania za pośrednictwem podmiotu prowadzącego działalność w zakresie doręczania kwot pieniężnych. Wynagrodzenie nie może być wypłacane w gotówce.
PFRON może wstrzymać wypłatę dofinansowania do czasu uregulowania zaległości albo zwrotu nienależnie otrzymanych środków.
Fundusz może również odmówić wypłaty dofinansowania, jeżeli pracodawca nie spełnia warunków udzielenia pomocy publicznej, w szczególności znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej, jest zobowiązany do zwrotu niedozwolonej pomocy publicznej albo przekroczył dopuszczalny limit pomocy.
Jak ubiegać się o dofinansowanie
Dofinansowania udziela Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Pracodawca składa za każdy miesiąc:
- wniosek Wn-D o wypłatę miesięcznego dofinansowania,
- informację INF-D-P dotyczącą wynagrodzenia, zatrudnienia oraz stopnia i rodzaju niepełnosprawności pracownika,
- formularz INF-O-PP albo INF-O-PR – jeżeli jest wymagany w związku z udzielaniem pomocy publicznej.
Dokumenty należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą. Jeżeli termin przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Dokumenty można składać elektronicznie za pośrednictwem Systemu Obsługi Dofinansowań i Refundacji – SODiR. Pracodawca, który po raz pierwszy ubiega się o dofinansowanie, powinien wcześniej zarejestrować się w PFRON.
Aktualne wzory wniosków i formularzy, a także szczegółowe informacje dotyczące:
- warunków otrzymania dofinansowania,
- rejestracji pracodawcy,
- wymaganych formularzy,
- sposobu obliczania kwoty,
- terminów składania wniosków,
- obsługi systemu SODiR
są dostępne na stronie internetowej PFRON.
Rozpatrywanie wniosku
Po otrzymaniu dokumentów PFRON sprawdza je pod względem formalnym i rachunkowym.
Jeżeli Fundusz stwierdzi nieprawidłowości, informuje o nich pracodawcę i wzywa go do ich usunięcia. Nieusunięcie błędów może spowodować pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
PFRON ustala również:
- czy pracodawca posiada zaległości wobec Funduszu,
- czy spełnia warunki otrzymania pomocy,
- wysokość należnego dofinansowania.
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku dofinansowanie jest przekazywane na rachunek bankowy pracodawcy.
Kontrola prawidłowości dofinansowania
PFRON może przeprowadzić postępowanie sprawdzające lub kontrolę pracodawcy. Kontrola może dotyczyć w szczególności:
- zgodności informacji zawartych we wnioskach ze stanem faktycznym,
- statusu pracowników jako osób z niepełnosprawnościami,
- wysokości i terminów poniesienia kosztów płacy,
- prawidłowości ustalenia kwoty dofinansowania,
- sytuacji ekonomicznej pracodawcy korzystającego z pomocy publicznej.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Prezes Zarządu PFRON może wydać decyzję nakazującą zwrot całości albo części dofinansowania oraz wstrzymać dalsze wypłaty do czasu zwrotu środków.
Od decyzji Prezesa Zarządu PFRON można złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy albo wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA).
Kontakt z PFRON
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
al. Jana Pawła II 13
00-828 Warszawa
Infolinia dotycząca dofinansowań, refundacji i systemu SODiR:
22 581 84 10, numer wewnętrzny 1
Aktualne formularze, instrukcje oraz szczegółowe warunki uzyskania dofinansowania są dostępne na stronie internetowej PFRON.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 884).
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1191),
- Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.